Чи можна відновити роботу архіву громади в умовах війни — далеко від дому, в іншому регіоні, з обмеженими ресурсами? Бахмутська громада довела: так.
Сьогодні в приміщенні колишньої школи на Хмельниччині знову кипить робота: тут функціонує архів Бахмутської громади. Виділили класи, обладнали стелажами, перенесли кожну справу — вручну, з дотриманням обліку. Архів працює, як раніше: надає довідки про стаж, майно, забудову, витяги та копії рішень виконкому, ради тощо.
Та за кожною такою справою — не лише технічна робота, а й довіра. Людина звертається до архіву, бо знає, що там збережене її право, її історія. І саме тому — архіви важливо не просто зберігати, а й підтримувати їхню роботу навіть у найскладніших обставинах.
Архів — це не просто папери. Це те, що зберігає безперервність роботи громади. У ньому — документи, що підтверджують право власності, рішення виконкому, трудові книжки, плани забудови, історії життя. Без них люди не можуть оформити пенсію, довести право на землю чи отримати довідку для суду.
«Документи — це не жарти. Люди звертаються по підтвердження стажу, права на землю, оформлення будинків і квартир. І якщо архіву нема — ці документи ніколи не знайти», — каже Марина Іванушкіна, керуюча справами виконкому Бахмутської міської ради.
У мирний час цю систему часто сприймають як щось рутинне. У воєнний — вона стає критично важливою. Бо від того, чи вдасться зберегти документи, залежить і доля майна, і доля людей.
«Це не лише адміністративна памʼять. Це історія людей, їхні права, їхнє майбутнє. Без архіву ми втрачаємо не тільки документи — ми втрачаємо частину себе», — наголошує Вікторія Троценко, керівниця Регіонального офісу «U-LEAD з Європою» в Донецькій області. Вона підкреслює: збереження архівів — це також питання безпеки. «Росіяни добре розуміють цінність архівів. Під час окупації вони їх вивозять. І ми маємо усвідомлювати: йдеться не просто про папери, а про персональні дані, про історію громад, яку можна використати проти них».
Коли постало питання, куди саме перевозити архів Бахмутської громади після евакуації, Юлія Мироненко — начальниця архівного відділу — вже перебувала в селі Ріпна на Хмельниччині. Це її рідне село, і саме в тій школі, яку вона колись закінчувала, згодом і розмістився архів.
«Це моя школа, — розповідає Юлія. — Тут зараз старостат, фельдшерсько-акушерський пункт, і кілька вільних класів. Я звернулася до представників громади, щоб дізнатися, чи є плани на це приміщення».
Олеся Хрущ, начальниця юридичного відділу Волочиської міської ради, розповідає: громада одразу відреагувала на запит Бахмутської команди й підтримала їхнє рішення.
«Ми відреагували на звернення керівниці архіву одразу — розуміли, що ці документи потрібно було терміново рятувати. Вона сама обрала приміщення, яке відповідало технічним характеристикам: площа, вологість, температурний режим — усе перевірила. Наш міський голова дав згоду, і ми підтримали процес з оформленням».
Так архів почав готуватися до евакуації. Це було вже вдруге, адже спочатку архів вивезли на Дніпропетровщину, однак там не знайшлося належного приміщення. Окремим викликом став пошук транспорту, адже архів великий і перевезти тонни документів не так-то й просто. Як пригадує Марина Іванушкіна, фуру для перевезення надало місцеве сільськогосподарське підприємство. Архів вантажили вручну: знімали віконні рами, обмотували коробки, укладали на піддони — усе для того, щоб вмістити в кузов зерновоза.
«Юлія Миколаївна сказала: «Я поїздом назад не поїду. Я з зерновозом, я вже домовилася з ними, буду супроводжувати архів». Отак в красивій сукні сіла Юлія Миколаївна — і поїхала з усім вантажем. Це було і смішно, і страшенно зворушливо водночас».
Коли фура прибула, у селі про це вже знали — приїзд архіву став справжньою подією. Мешканці, особливо — працівники місцевого відділу освіти, молоді та спорту — зібралися, щоб зустріти вантаж і допомогти з перенесенням архіву до школи.
Близько року команда вручну впорядковувала документи, частину — на місці, частину — переносили в нові стелажі, коли ті зʼявилися. Перший час усе зберігали просто на картоні.
«Ми викладали справи, перекладали, потім зібрали стелажі. Частину придбали за бюджетні кошти, частину отримали від міжнародних партнерів. І зараз уже все повністю систематизовано, всі 100%, хоча частина ще стоїть на піддонах. Але все обліковане і доступне».
Сьогодні архів функціонує. Юлія Мироненко каже, що принципово у їхній роботі нічого не змінилося — окрім адреси:
«Ми й далі даємо довідки. До нас звертаються як громадяни, так і юридичні особи, за підтвердженням стажу для нарахування пенсій, довідками про земельні ділянки, перейменування вулиць міста».
У розмові з Вікторією Троценко, керівницею Регіонального офісу «U-LEAD з Європою» в Донецькій області, особливо відчувається гордість за громади, які змогли зберегти не лише свої документи — а й свою сталість, відповідальність, людське обличчя в нелюдських обставинах. Бахмутська громада — серед них.
«Бахмутська громада — це приклад стійкості й далекоглядності. Вони подумали про архів ще тоді, коли майбутнє було абсолютно невизначеним», — каже Вікторія. — «І вони не просто вивезли папери — вони відновили роботу, щоб люди далі отримували довідки, щоб збереглась історія».
Не всі громади мали таку можливість. Деякі втратили свої архіви назавжди — під обстрілами чи під окупацією. В інших залишилися лише фрагменти, які вдалося врятувати. Тому історія Бахмутської громади — не просто технічна інструкція. Це доказ того, що навіть у хаосі можна діяти відповідально.
«У документах — персональні дані, історії життя. Якщо ми це втрачаємо, ми втрачаємо не лише інформацію, а й частину ідентичності», — наголошує Вікторія. — «Це важливо розуміти кожній громаді, особливо тим, хто сьогодні прифронтовий.»
В Україні наразі не існує централізованої моделі, яка б передбачала заздалегідь визначені безпечні місця зберігання, логістику чи пункти оцифрування. Тому на плечі громад лягає відповідальність — приймати рішення самостійно, швидко і без чітких інструкцій.
Під час зустрічей із громадами Донеччини експерти «U-LEAD з Європою» часто обговорюють не лише організацію діловодства в умовах воєнного стану, а й архівну справу, каже Вікторія Троценко:
«Розбираємо конкретні ситуації, надаємо рекомендації щодо дій у кризових умовах. І завжди наголошуємо: чіткий план на випадок нагальної потреби — обов’язковий. Нехай цей план ніколи не знадобиться. Але якщо він буде — рятувати архів стане набагато простіше. Бахмутська громада показала, що це можливо», — підсумовує вона. — «І що навіть у найскладніших умовах можна зберегти головне — довіру людей і звʼязок із минулим».
Автор: Ірина Сов’як
Джерело: U-LEAD з Європою
